El Ministerio de Trabajo anunció este lunes una reforma al marco normativo que regula las obligaciones de los empleadores y los procedimientos de inspección.
El nuevo acuerdo ministerial, vigente desde el 15 de mayo de 2025, reemplaza al emitido en noviembre de 2023 (MDT-2023-140) e introduce varias modificaciones orientadas a fortalecer la fiscalización laboral y adecuarla a las nuevas dinámicas digitales.
La cartera de estado aclaró que la reforma no afectará procesos que se iniciaron o estaban en curso con la normativa anterior.
Acta de finiquito y nuevas responsabilidades sobre documentos laborales
Uno de los cambios tiene que ver con la finalización de las relaciones laborales. El empleador ahora debe registrar el acta de finiquito en el sistema del Ministerio dentro de un plazo de 15 días, incluyendo el comprobante de pago.
Si un extrabajador no se presenta a cobrar o rechaza la liquidación, el empleador debe consignar los valores a través de un proceso digital verificado por un inspector laboral. El cumplimiento de estos pasos es obligatorio para cerrar el proceso de manera legal.
La reforma también amplía a un mes el plazo para que los empleadores registren a los nuevos trabajadores en la plataforma del Ministerio.
Además, establece que los documentos laborales, ya sean originales o digitalizados, deben ser conservados por el empleador, ya que la entidad no los almacenará.
El empleador también tiene la responsabilidad de entregar a los trabajadores y extrabajadores los documentos generados durante la relación laboral, tanto en formato original como en copias certificadas, bajo pena de sanción por incumplimiento.
Reducción de jornada e inclusión de más trabajadores
Las nuevas disposiciones exigen también que cualquier reducción de jornada solo pueda realizarse con autorización previa del Ministerio.
Esta medida solo puede aplicarse por un período máximo de seis meses, renovable una vez. Las aportaciones a la seguridad social deben calcularse sobre la jornada completa, y las liquidaciones en caso de despido se basarán en el salario anterior a la reducción.
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La normativa también incluye a empleadores de servicio doméstico y a aquellos con calificación artesanal, quienes deberán cumplir con los mismos requisitos de registro y documentación. No obstante, se contemplan ciertas excepciones para trabajadores protegidos por la Ley de Defensa del Artesano.
Código HASH
Las reformas también introducen el código HASH, un sistema que garantiza la autenticidad e integridad de los documentos escaneados o cargados en los sistemas del Ministerio. Esta huella digital alfanumérica permite validar que los archivos no hayan sido alterados, brindando mayor seguridad jurídica.